Gérer ses e-mails pour éviter le grand débordement !

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Aujourd’hui, on s’attaque à vos boîtes mails ! Pro comme perso, elles débordent, on ne sait plus par quel bout les prendre. Et le pire : on finit par perdre les infos importantes. Et le pire du pire : ces mails incessants sont des sources de distraction infernales !

J’avais envie de vous donner quelques astuces, et j’ai décidé de les classer par niveau de difficulté. Parcourez-les toutes, et en fonction de votre échelon dans l’art de l’organisation des e-mails, choisissez votre solution anti-débordement !

 
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Ceinture blanche : les newsletters

Au fil des années, on s’abonne à des tas de newsletters : les magasins que l’on fréquente, les sites internet sur lesquels on a fait du shopping, les super blogs qu’on adore etc. Mais si vous les regardez honnêtement, combien de ces newsletters ne lisez-vous jamais ?

Repérez tous ces e-mails que vous n’ouvrez jamais, que vous supprimez à peine arrivés dans votre boîte de réception. C’est vraiment très simple de se débarrasser de cette source de débordement, puisqu’il suffit d’aller directement en bas du mail, et de cliquer sur le lien qui est obligatoirement donné pour se désabonner. Ça va vous prendre quelques minutes, quelques dizaines de minutes si vraiment vous êtes un cas désespéré, et vous serez débarrassés à vie de ces mails qui encombrent votre boîte pour rien.

Ceinture jaune : les notifications

Le truc qui m’a toujours rendue folle sur mes boîtes mail pro : les notifications qui apparaissent en bas à droite de l’écran et qui font une petite sonnerie. A chaque nouvel e-mail : ding ! Vous pouvez être en plein dans un boulot super-important, qui vous demande toute votre attention, vous pouvez avoir mis en place tous les moyens de vous mettre dans votre bulle de concentration, cette notification attirera votre œil comme un aimant. Et vous n’aurez pas l’esprit tranquille tant que vous n’aurez pas consulté le message. Il suffit de se promener un peu dans les paramètres pour désactiver ces sournoises distractions.

Tant que vous y êtes, si vous êtes sur ce fameux dossier super-important, fermez carrément la fenêtre de la boîte mail. Vous n’en avez pas besoin dans l’immédiat. Ça vous empêchera de vous distraire de votre travail en cours sous prétexte de jeter juste un petit coup d’oeil pour voir si vous avez de nouveaux messages.

Ceinture bleue : les filtres automatiques

On augmente un peu le niveau de maîtrise des paramètres de votre boîte mail. Je vais parler ici des deux fournisseurs de boîtes mails que je connais : Outlook et Gmail. J’imagine que ce que je vais vous décrire existe chez tous les fournisseurs.

Il s’agit de dire à votre boîte mail que tous les messages remplissant une condition définie, seront traités automatiquement d’une manière définie. Exemple : tous les mails en provenance de Marmiton vont directement dans le dossier '“Recettes”. Comme ça, vous n’avez plus à le faire manuellement. Au travail, j’ai mis un filtre sur les messages qui donnent les dernières nouvelles de l’entreprise pour qu’ils aillent dans un dossier spécifique, que je ne vais consulter que quand je m’intéresse à ce type d’information. Le reste du temps, ça ne pollue pas ma boîte principale.

Ça peut paraître futile, puisqu’il suffirait de glisser-déposer les e-mails depuis la boîte de réception vers le dossier correspondant. Mais sur le long terme, vous économisez une tâche qui ne sert absolument à rien, et vous ne vous polluez pas le cerveau avec des infos inutiles sur le moment. A appliquer avec tous les e-mails susceptibles de contenir des éléments dont vous pourriez avoir besoin un jour, et qui ne demandent aucune réponse ou action de votre part.

Lire aussi : Mettre en place des habitudes pour alléger son esprit

Ceinture marron : La purge

Ça y est, vous êtes parvenus à un niveau plutôt avancé, félicitations. Pour obtenir les ceintures marron et noires, il va falloir investir du temps. Si vous partez de zéro en matière de gestion des e-mails, vous avez certainement une boîte de réception complètement saturée. Deuxième cas de figure : vous avez bien rangé vos messages dans des dossiers thématiques au fur et à mesure, puis vous n’avez plus jamais remis le nez dedans. Dans les deux cas, vos e-mails s’entassent.

La purge, vous l’aurez compris, est une technique radicale de tri vertical (comprenez : les trucs inutiles partent à la corbeille). En fonction du nombre d’e-mails que vous possédez, cette étape prendra plus ou moins de temps, évidemment. Il ne faut pas hésiter à le faire en plusieurs fois, si vraiment vous vous sentez enseveli. Tout dépendra de la boîte de réception dans laquelle vous vous trouvez, pro ou perso, mais essayez de trier par thème, sujet, expéditeur. J’en reviens à ces fameuses newsletter : ça dégage ! Les confirmations de réservation des vacances d’il y a 5 ans ? Poubelle. Les vœux de bonne année de vos partenaires commerciaux ? Poubelle. Les confirmations de lieux de réunion d’il y a 2 ans ? Poubelle. Vous voyez ce que je veux dire. Normalement, ça ne demande quasiment aucune réflexion, vous savez très bien quels sont les messages inutiles.

Ceinture noire : Inbox Zero

La boîte de réception VIDE, le Saint-Graal des Chevaliers de la Productivité. Là aussi, il va falloir se retrousser les manches. Et régulièrement, puisque la boîte ne restera pas vide bien longtemps : il faut donc avoir un système d’organisation à toute épreuve !

Avoir une boîte de réception vide la plupart du temps, cela signifie que :

  • Vous avez un système de classement de vos e-mails, par dossier par exemple

  • Vous traitez TOUS vos e-mails dans un délai restreint après leur arrivée : réponse, transfert, classement, une action quelconque est forcément requise. Vous ne pouvez pas vous dire “on verra plus tard”

  • Vous avez appliqué toutes les astuces précédentes, notamment les filtres automatiques, comme ça le travail est en partie fait pour vous

  • Vous avez un boulot dans lequel vous n’êtes pas trop bombardés de mails alors que vous êtes constamment en réunion (encore que, certains font les deux en même temps !)

C’est sûr que si vous recevez plus de 200 mails par jour et que vous avez déjà bien du mal à abattre votre boulot, vous avez peut-être autre chose en tête que d’avoir une belle boîte de réception toute vide.

Voici comment j’ai toujours fait, malgré des postes avec beaaaaucoup d’échanges de mails et des journées d’absence régulières qu’il fallait rattraper (coucou l’alternance !). J’ai toujours considéré ma boîte de réception comme ma to-do list. Dans la mesure du possible, ne restaient dans la boîte à la fin de la journée que les e-mails déjà lus mais qui restaient à traiter, les e-mails “en attente” (c’est-à-dire en attente d’une action d’une autre personne, et qu’il ne faut pas oublier), et les e-mails non lus, évidemment. Avec un p’tit code couleur, on s’en sort.

Lire aussi : Les 10 commandements de la to-do list efficace

A vous !

Pffffiouuuu ! J’ai tout donné avec cet article haha ! Je sais que les mails sont la bête noire de beaucoup de monde parce qu’ils arrivent à une vitesse phénoménale. Comme d’habitude, je vais vous recommander de prendre l’action qui vous paraît la plus adaptée à votre cas et la moins intimidante, et de la mettre en place ! On n’arrive pas à l’inbox zero du jour au lendemain.

Et si ça vous stresse trop, vous savez quoi ? Certains décident un jour de tout mettre à la poubelle, vieux mails déjà traités comme messages non lus encore dans la boîte de réception. Ils considèrent que s’ils ont jeté des e-mails importants, ce qui est sûrement le cas, on les relancera. Moi je trouve ça risqué mais je vous donne l’astuce ultime pour endiguer les débordements, c’est cadeau XD

Résumé pour les pressés

5 étapes pour bien gérer ses e-mails, par ordre de difficulté :

  • Se désabonner des newsletters inutiles
  • Désactiver les notifications
  • Définir des filtres automatiques
  • Faire une grande purge
  • Tenter d'atteindre l'inbox zero
  • A bientôt, et n’oubliez pas de profiter !

     
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    La fille qui saute sur toutes les méthodes de gain de temps et de productivité, c’est moi, Cécile. J’aime bien être organisée et efficace. Mais le slow living, c’est bien aussi, non ? Sur ce blog, je tente de concilier les deux.